第三版
以信息化建設提升精細化管理水平
返回列表
在當今信息爆炸的時代，信息技術大大縮小了時間、空間上的距離，信息化建設已成為施工企業實現管理創新、提升精細化管理水平的重要手段。但是很多企業投入巨額成本搭建信息化系統后，員工卻不愿意應用，導致信息化系統僅用來發布通知、審批流程，核心價值遠未發揮出來，甚至有些企業在嘗試幾年之后最終被迫放棄。如何讓信息化順利落地、生根開花，是許多企業面臨的困惑和難題。
濟南城建集團有限公司信息化平臺2016年建成并在集團全面推開，員工從最初的消極應付到后期的主動應用，再到目前已成為日常工作離不開的工具，信息化建設在精細化管理方面已發揮出不可替代的作用。濟南城建集團信息化應用先后三次獲評中國建筑業協會“特優案例”，2019年被中國施工企業協會評為“年度企業級信息集成系統應用推薦案例”，短短幾年發展成為行業標桿。
一、信息平臺要具備二次開發功能
施工企業管理模式千差萬別，如不能進行二次開發，就無法真正將軟件公司的平臺打造成企業自己的平臺。因此，選擇一款具有強大二次開發功能的平臺就顯得尤為重要。一是對于系統產品配置的模塊，可能結合企業自身需求添加自定義字段。二是系統沒有的模塊，可借助平臺進行自定義開發。例如，城建集團結合供應商管理辦法開發的客商評價模塊，不但簡單實用，而且和結算模塊、支付模塊關聯，實現了依靠資金支付這一抓手，讓評價體系真正得以執行。
二、高層重視是信息化落地的先決條件
施工企業信息化建設離不開企業主要負責人的重視和支持。一是戰略規劃，方向引領。城建集團信息化建設由總經理直抓，在二次深化之初提出“一個抓手、兩條主線、三個維度、四個板塊”總布局并貫穿整個實施過程。二是頂層設計，拍板定調。信息化實施過程也是流程再造、制度重塑過程，建設期間企業主要負責人要從集團高度統籌各部門意見，制定標準，決策定調。三是調度資源，全方位支持。在資金物資和人員調配上，企業主要負責人給予全方位支持。四是自上而下，率先垂范。所有審批全部上線，不留特權，引領管理模式變革。五是制度保障，執行到位。例如，集團規定財務部門只能收取線上結算單、采購驗收單、發票報銷單等，不得收取線下憑證，讓資金支付成為抓手。
三、實施團隊由業務部門牽頭
科學的信息化團隊應由業務部門牽頭，IT人員及軟件公司人員配合。業務人員統籌規劃，確定功能定位、設計管理模型、編制工作流程，IT人員及軟件公司人員負責落實。在實施過程中，業務人員要學習系統代碼，學會開發表單及報表，習慣計算機思維，成為既精通業務又懂開發的復合型人才，在業務與IT之間架起溝通橋梁，避免與實際應用脫節。通過復合型人才優化的平臺，可極大提高信息平臺應用的親和性和易用性。
四、抓好前期統籌規劃
前期規劃是后續實施的藍圖。可以一次規劃、分期實施。
一個抓手：即以資金支付為抓手，通過邏輯關系設定，讓所有工作最后都落腳到資金支付上，只要有一個環節不完成，就無法支付資金。
兩條主線：一是成本主線，二是管理主線。成本主線是指每一項工作均設計出管理模型，編制工作流程，各項工作環環相扣，在某一個節點處“提取”成本。只要成本能準確歸集了，前置工作必然能夠完成。
三個維度：及成本核算的WBS、CBS、核算期。WBS即工程結構分解，可以核算至每一部位；CBS即費用結構分解，可以核算至每一科目；核算期以月為單位。這三個維度前期若不規劃，后期很難增加。
四個板塊：辦公OA 、人力資源、項目管理、財務管理。
在前期規劃階段還要特別注意基礎性、全局性的設置。比如，編碼規則、資源庫、計量單位、項目屬性、WBS模板、CBS模板，必須在集團層面統一設置；再如月份用“1、2、3”還是“01、02、03”等，全系統也要保持一致。這些基礎性的設置一旦應用，后期難以修改。
五、優化流程簡化操作
信息平臺要立足于實用導向，力求簡單、高效，讓職工方便使用。沒必要上線的工作不要上線，沒必要上傳的附件不要上傳，沒必要設置的流程節點不要設置，不要為信息化而信息化。這對于信息化優化與二次開發成功至關重要。
信息化優化與二次開發要遵循五個原則：一是線上線下不重復。線上錄入了，線下就不要再做；線下必須做的，就沒必要上線。二是同一數據只錄入一次。表單間相互引用，一方面能確保數據一致，另一方面可以簡化工作，提高效率。三是能系統自動生成的數據不要手工錄入。比如表單編碼、表單標題等要設為自動生成。四是要建立協同機制。密切相關的表單盡量由系統按照邏輯自動生成。五是要用好數據校驗機制。錯誤的數據比沒有數據危害更大，要利用好系統自身的校驗機制，確保所有數據合法、準確。
六、開發報表深挖數據
報表的應用水平決定著信息化價值的挖掘程度。報表最大優勢是一數多用，口徑統一，即錄即匯，減少大量中間環節。使很多統計崗位人員從繁瑣的重復工作中解放出來。
報表開發要注意以下幾點：一是做好規劃，做到一表多用。通過設置參數滿足不同崗位人員的查詢要求。二是報表要建立層級。可按照集團、分公司、項目層級匯總，通過鏈接自上而下層層穿透查詢。
七、需求驅動持續完善
多到基層調研，與使用者面對面交流，在交流中很容易碰撞出新需求、新思路，對推動信息化落地效果顯著。員工能夠主動提出新需求，是信息化實現落地的一個重要標志。信息化有起點沒終點，永遠在路上。下一步，城建集團會持續對信息系統進行優化，緊密結合大數據、物聯網、人工智能等新技術，推動信息化建設與企業戰略管理、內部管控和組織變革深度融合，進一步提升企業精細化管理水平，為企業高質量發展提供嶄新動力。（工程部 李慶廣）
